"Красный Cевер" - общественно-политическая газета Ямало-Ненецкого автономного округа

Поехали в льготный отпуск!
Какие документы для отчета предоставляются в бухгалтерию?

Читательница Валентина поинтересовалась на сайте 'КС: 'Я столкнулась с такой проблемой как отчет за льготный проезд. Подскажите, какие именно документы нужно предъявлять в бухгалтерию для авансового отчета по проезду к месту отдыха и обратно? И какие документы предъявлять при отдыхе за границей и как конкретно он оплачивается?'

Мы взяли комментарии у главного специалиста отдела трудовых отношений и уровня жизни департамента по труду и социальной защите населения ЯНАО Анатолия Истомина.

- Нужно определить из какого бюджета финансируется данная организация, потому что оплата проезда в отпуск и обратно регламентирует разными документами. Так для федеральных организаций это Трудовой кодекс и Постановление правительства ?455. Для окружных предприятий это ?89-ЗАО. У хозяйственных организаций порядок устанавливается на основании коллективного договора или локальных нормативных актов.
Все документы, которые требуются в бухгалтерию для отчета, должны быть отражены в каком-то нормативном акте.

В любом случае перед отпуском работник пишет письменное заявление, где указывает маршрут своего путешествия и членов семьи, которые поедут с ним. Указывает виды транспортных средств, которыми он предполагает воспользоваться: самолет, железнодорожный транспорт, собственный автомобиль и примерную стоимость проезда.
Окончательный расчет проводится уже после возвращения сотрудника. Здесь самое главное - показать, что работник совершил затраты.

- Посадочного талона недостаточно?

- Нет. Посадочный прикладывается к электронному билету. Он будет свидетельствовать о том, что работник действительно совершал перелет, но свидетельствовать о расходах будет только квитанция об оплате. Вот это и есть самый главный документ.

Как правило, отпускники сами не просят такую квитанцию при покупке билетов. Подведем итог, для отчета нужны: электронный билет, посадочный талон и квитанция об оплате билета.

Если человек отдыхает за границей. Из вопроса Валентины не ясно из какого бюджета финансируется ее организация, для примера возьмем окружную. В законе ?89 есть несколько неурегулированных позиций, но самое главное правило неизменно - должны быть представлены документы, подтверждающие, что человек совершил какие-то расходы. Чаще всего мы имеем на руках лишь стоимость всего перелета, допустим, Москва-Анталья, а согласно закону организация оплачивает перелет лишь по территории России. До пункта пропуска через государственную границу РФ.

Наши турфирмы могут указывать стоимость перелета по российской территории. Об этом просто нужно заранее позаботиться.

Итак, в бухгалтерию предоставляются все фактические документы (электронный билет, посадочный, справка о стоимости перелета), также нужно взять в авиакассе справку с указанием стоимости перелета до ближайшего к границе города России.
Некоторые организации локальным правовым актом для расчета стоимости перелета по России используют таблицу ортодромических расстояний. Компенсация расходов по проезду работника при выезде за пределы Российской Федерации воздушным транспортом производится пропорционально пути следования по территории Российской Федерации (в воздушном пространстве) к общей стоимости авиаперевозки.

Это простой и разумный метод. Нельзя говорить о компенсации проезда к месту отдыха, как о наживе. Сколько человек потратил, столько и получит. Главное не забывать о документах подтверждающих ваши траты.

Автор: Наталья Рябкова
Фото Леонида Трофимчука

28-07-2010